La productividad en una PYME no se trata de trabajar más horas, sino de hacer que cada hora aporte. Sin embargo, muchas empresas operan sin una estrategia clara para optimizar su tiempo, lo que genera retrasos, estrés y desperdicio de recursos.
En este punto es bueno recordar el concepto usado en Lean Management que es el “MUDA”. Este concepto esconde que cualquier actividad que consume recursos (incluido el tiempo) pero no agrega valor al cliente final (interno o externo) es un desperdicio
Para cambiar esta dinámica, es fundamental aplicar principios básicos que permitan estructurar el trabajo de manera eficiente y enfocarse en lo que realmente importa.
Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando todo el día.
– Richard Whately (1787-1863) arzobispo anglicano
La regla del 80/20: Enfocarse en lo que realmente importa
También conocida como el Principio de Pareto, esta regla establece que el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos.
En una PYME, esto significa que una minoría de tareas, clientes o estrategias generan la mayor parte del impacto, mientras que muchas actividades consumen tiempo sin aportar valor significativo.
Ejemplo de actividades de poco impacto, como responder correos, atender llamadas innecesarias o realizar tareas administrativas repetitivas, dejando de lado la planificación estratégica de tareas como por ejemplo la búsqueda de nuevos clientes
¿Qué hacer?
- Identificar el 20% de actividades clave que generan la mayor parte de los resultados y priorizarlas.
- Eliminar o reducir las tareas de bajo valor que consumen tiempo sin aportar beneficios tangibles. evidentes
- Delegar o automatizar aquellas actividades que no requieren intervención directa del equipo directivo.
Urgente vs. Importante
Uno de los mayores problemas en la gestión del tiempo es confundir lo urgente con lo importante. Muchas PYMES operan en un estado de urgencia constante, apagando incendios sin dedicar tiempo a tareas estratégicas que pueden mejorar el negocio a largo plazo
«Lo que es urgente, casi nunca es importante; y lo que es importante, casi nunca es urgente»
-Dwight Eisenhower. expresidente de los Estados Unidos
En muchas PYMES, el 80% del tiempo se gasta en tareas urgentes dejando de lado lo verdaderamente importante como mejorar la estrategia, formación al equipo o desarrollar nuevos productos.
Las tareas se dividen en **cuatro cuadrantes**, según su urgencia e importancia:
Lo importante es pues identificar las tareas dentro de cuatro categorías
- Urgente e importante: Por ejemplo, una petición de un cliente
- Importante y no urgente: Por ejemplo, un Plan de formación
- No importante y urgente: Llamadas y correos
- No importante y no urgente: Distracciones, reuniones innecesarias, reuniones de pasillo, revisar el WhatsApp particular etc.
En otra entrada analizaremos los pros y contras de la denominada matriz de Eisenhower que profundiza en estos conceptos
Estructurar la jornada laboral
La idea subyacente es que hay que controlar el día antes de que este te controle a ti
Una de las sensaciones mas frustrantes para una persona, es la de ir corriendo, sea por el camino profesional y por el personal, sin definir hacia dónde nos dirigimos. Hay que hacerse dueño de las horas del día.
Uno de los principios de productividad se basa en la reserva de tiempos durante el día asignándolos para tareas específicas, tratando de evitar la improvisación y os ladrones del tiempo.
Dentro de esta idea, es importante que cada empleado sepa reconocer dentro del día sus franjas de máxima productividad y concentración para asignar a las mismas las tareas mas complejas. Consejo: Si quieres hacer fracasar una reunión, convócala justo después de comer y haz una presentación llena de texto con la voz baja y tono monótono.
El ejemplo mas grafico es el que proporciona un gerente con las puertas abiertas y que es interrumpido de manera continua por todos los empleados, en vez de reservar el tiempo que considere, en el momento del día que vea mejor para reunirse con su equipo de manera individual (reuniones 1:1) o por áreas.
La ley de Parkinson: Menos tiempo, más eficiencia
C. N. Parkinson, un historiador naval británico estableció varias leyes fruto de su observación de la realidad:
- La 1ª ley de Parkinson o de la dilación «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine En consecuencia, las organizaciones crecen al margen de su utilidad práctica».
- En otras palabras, si tienes una semana para completar una tarea, es probable que la termines en una semana, pero si solo tienes dos días, la completarás en dos días. En esta área mucho habría que hablar sobre la procrastinación.
- La 2ª ley de Parkinson o “Nunca se gana lo suficiente” prescribe que los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos disponibles, tanto en el caso de las economías familiares como cuando se trata de las finanzas públicas
- La 3ª Ley de la Trivialidad: es “»El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia» En cualquier proyecto se gastar el mayor tiempo en lo accesorio y no en lo importante
La primera ley de Newton sobre el movimiento
“Todo cuerpo persevera en su estado de reposo o movimiento uniforme y rectilíneo a no ser que sea obligado a cambiar su estado por fuerzas impresas sobre él”
Que traducido al mundo empresarial es: ponte cada día manos a la obra cuanto antes. Las tareas en movimiento tienden a terminarse. Si estas en reposo, sin hacer nada se tenderá a permanecer en ese estado
