Hay algo en lo que todos los humanos estamos de acuerdo, el único recurso que no se puede recuperar es el tiempo. Y esto es especialmente cierto en el mundo de la empresa y más en particular en el de la PYME.
Mientras que el dinero, los clientes y las oportunidades de negocio, pueden subir y bajar, cada segundo que se pierde jamás regresa.
En la empresa una mala gestión del tiempo puede traducirse en pérdidas financieras, estrés, desorden y en la sensación de que se avanza sin rumbo.
«El tiempo y la marea no esperan a nadie.»
— Geoffrey Chaucer Escritor y filósofo
El costo de no gestionar adecuadamente el tiempo
En estos años de consultoría para la PYME, uno de los factores comunes a la gran mayoría de las PYMES que he intervenido es que estas tienen recursos (materiales, humanos y económicos) limitados y estructuras organizativas muy justas, con una polivalencia de funciones muy concentrada en pocas personas.
Por ello podemos decir que trabajan en un estado de urgencia permanente. Sin una planificación adecuada, dueños, mandos y empleados terminan atrapados en una dinámica reactiva, apagando incendios en lugar de enfocarse en el crecimiento estratégico
Las características principales que se detectan en las primeras conversaciones son:
- Muchas horas de trabajo, pero baja productividad: Días sin fin en el que la empresa está en estado de stress permanente pero también de frustración, porque parce que no se avanza hacia ningún punto concreto.
- Pérdidas financieras latentes: Un uso ineficaz del tiempo genera retrasos por ejemplo en la facturación, en la preparación de pedidos o simplemente en la toma de decisiones. Es decir, en perder, sin darnos cuenta, oportunidades de negocio desaprovechándolas porque no hay tiempo.
- Estrés y agotamiento: La sensación de no tener suficiente tiempo crea una carga mental que afecta la toma de decisiones y la calidad del trabajo. La moral baja y aparece el estrés crónico, el llamado burnout
- Falta de crecimiento controlado: Si no se gestiona bien el tiempo, la empresa se mantiene ocupada, pero sin avanzar en lo realmente importante, si una visión estratégica de hacia donde se debe mover.
El tiempo como un activo estratégico
Si, aunque todo el mundo entiende que la gestión del tiempo en ese entorno de recursos limitados es importante, sin embargo, no se le da el rango de importancia máxima: el ser un activo estratégico
En 1991 Jay B. Barney, realizo estudios sobre la teoría de los recursos y capacidades. ¿Por qué algunas empresas logran una ventaja competitiva? Bajo esta idea creo el análisis VRIO, acrónimo de Valor, Rareza, Imitabilidad y Organización, como herramienta para evaluar los recursos y capacidades de una organización.
- Valor (V): ¿El recurso o capacidad aporta valor a la empresa?
- Rareza (R): ¿Es un recurso poco común o difícil de obtener?
- Imitabilidad (I): ¿Es costoso o complicado de imitar por la competencia?
- Organización (O): ¿La empresa está estructurada para aprovechar este recurso?
Dentro de ésta herramienta, ¿Cuál es el papel de la Gestión del Tiempo?
- Valor de la Gestión del Tiempo: La gestión eficiente del tiempo es fundamental para mejorar la productividad, reducir costos y optimizar recursos. La PYME puede enfocarse en actividades estratégicas, mejorar la toma de decisiones y adaptarse rápidamente a cambios del mercado.
- Rareza de la Gestión del Tiempo: Como comenté anteriormente, un concepto sencillo, no está siendo aprovechado por la gran mayoría de empresas y pocas lo hacen de manera realmente efectiva. Aquellas que logran una planificación estructurada, evitan distracciones y priorizan correctamente sus actividades pueden diferenciarse en su sector.
- Imitabilidad de la Gestión del Tiempo: Todo el mundo tiene acceso a metodologías, herramientas, software etc, pero solo las empresas que hayan incorporado a su cultura empresarial y organizacional. la optimización del recurso limitado que es el tiempo sobresaldrán frente a su competencia
- Organización de la Gestión del Tiempo: Obviamente no solo el querer es suficiente, la PYME deberá de contar con procesos claros y lideres adecuados que promuevan la eficiencia y el uso inteligente del tiempo.
