Como ya hemos visto en artículos anteriores, en la PYMES los recursos son limitados tanto los materiales, como los humanos y también el tiempo. Por ello la empresa necesita optimizar la gestión del tiempo mediante herramientas especialmente diseñadas para mejorar su productividad.
En este articulo, profundizaremos en la Técnica Pomodoro, una sencilla pero potente herramienta de gestión del tiempo que te ayudara a liberar todo el potencial de tu PYME porque el tiempo es oro y dominar su gestión es una de las claves para el éxito.
Entendiendo la Técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo creada por Francesco Cirillo a fines de los 80. En un un articulo la nombre como una de las 6 Herramientas de Gestión del tiempo que transformarán tu trabajo preferidas por mi
Obtuvo su nombre del temporizador en forma de tomate (pomodoro, en italiano),) que utilizaba Cirillo para marcar sus intervalos laborales. La técnica se basa en la división del trabajo en intervalos determinados y medidos, conocidos como «pomodoros», con un sistema de pausas entre los mismos.
Cada pomodoro tendrá normalmente duración de 25′, acompañados por un período de descanso de 5′ . Después del cumplimiento de cuatro pomodoros, se puede efectuar un descanso prolongado, entre 15 y 30′.
La técnica Pomodoro, aunque no tiene una base científica, ni surgió de un estudio, se puede relacionar en bases científicas que veremos a continuación dentro la neurociencia cognitiva, la psicología del trabajo y la teoría de la atención
Base científica de la Técnica Pomodoro
Beneficios de implementar la Técnica Pomodoro en las PYMES
Implementar la Técnica Pomodoro en pequeñas y medianas empresas (PYME) puede aportar numerosos beneficios tanto a las personas como a los equipos.
Repasemos las 4 principales
La Técnica Pomodoro puede presentar algunas dificultades durante su implementación.
- Que el ambiente en la empresa impida que podamos relajarnos de verdad
- Que haya tareas mas largas que excedan los tiempos establecidos en la técnica. Ello implicara el esfuerzo de dividir estas tareas en subtareas.
Análisis de resultados de la técnica Pomodoro
Una de las ventajas de usar la Técnica Pomodoro es su capacidad para comprender mejor tus patrones de trabajo y niveles de productividad.
Al monitorear tu progreso y analizar los resultados, puedes identificar áreas de mejora y realizar los ajustes necesarios. Para ello
- Registra los pomodoros completados: Lleva un registro o usa una App de productividad para registrar cada pomodoro completado, junto con la tarea asociada.
- Analiza las tendencias de productividad: Revisa tus pomodoros completados regularmente (por ejemplo, semanal o mensualmente) para identificar patrones en los niveles de productividad
- Haz ajustes: Con base en tu análisis, ajusta tu horario de trabajo o la asignación de tareas. Si observas que ciertas tareas toman más tiempo constantemente, considera dividirlas en subtareas más pequeñas o asignarles más pomodoros
- En lo posible si trabajas en equipo, sincroniza tus pomodoros con tus compañeros asi como los descansos. Esto permite que todos tengan tiempo de concentración sin interrupciones y fomenta un sentido de compromiso compartido
Aplicación de la Técnica Pomodoro a diferentes aspectos de las operaciones de las PYMES
La Técnica Pomodoro es una herramienta versátil de gestión del tiempo que puede aplicarse a diversos aspectos de las operaciones de las PYMES, más allá de la gestión de tareas individuales.
Como ejemplo citaremos tres situaciones:
- Reuniones: Asignado pomodoros (recordemos 25′) para cada tema de discusión. De esa manera mantendremos el foco en la agenda de la reunión durante su desarrollo.
- Gestión de pequeños proyectos: Dividiendo el proyecto en sub tareas asignado pomodoros a los mismos y fijando responsables
- Sesiones de formación: Se imparten creando segmentos cortos seguidos de descansos con el objetivo de que el publico no pierda el interés y la concentración. Los descansos permitirán reflexionar sobre la informacion recibida.
Conclusión sobre el uso de Pomodoro en tu PYME
Al adoptar esta sencilla técnica como herramienta para la gestión del tiempo, las PYMES pueden gestionar de manera adecuada el activo estratégico que supone dicha gestión
