Tal y como abordamos en el articulo sobre los principios básicos sobre la productividad en la PYME, el entorno empresarial en la pequeña y mediana empresa está cada vez mas forzado y acelerado. Este tipo de empresa se caracteriza por la limitación de recursos materiales y humanos que tiene.
En otra entrada se mencionaba lo importante que era considerar el tiempo como activo estratégico en las empresas.
«La concentración es el multiplicador del esfuerzo»
— Francesco Cirillo, creador de la Técnica Pomodoro
Afortunadamente, existen múltiples herramientas de gestión del tiempo que nos permiten estructurar las tareas, establecer prioridades y mantener el foco. No olvidemos que la productividad en una PYME no se trata de trabajar más horas, sino de conseguir organizar el tiempo de la manera mas inteligente.
Algunas se basan en principios de productividad personal, otras nacen del mundo empresarial. Vamos a revisar 6 de las que considero mas importantes en cuanto a su eficacia comprobada. GTD (Getting Things Done), la Técnica Pomodoro, la Regla de los 2 minutos, la Matriz de Eisenhower, la Metodología SCRUM y el Time Blocking.
Cada una de estas herramientas responde a una necesidad distinta. No compiten entre sí, se complementan, y cada cual debe elegir la que mejor se ajuste a su problemática personal. Por tanto, el punto no es saber cual es la mejor, sino cual mejorará mi productividad en relación a la gestión del tiempo, tanto personalmente como en el trabajo en equipo.
Unas pueden ser consideradas cómo mas operativas, otras son mas estratégicas pero todas en ultima instancia nos permitirán reducir los costes ocultos que genera el mal uso del tiempo.
Pero pasemos a describir cada una de ellas.
Getting Things Done (GTD): vacía tu mente, organiza tu acción
“Tu mente es para tener ideas, no para retenerlas.”
— David Allen, creador de GTD
El método GTD, expuesto por David Allen, consultor de productividad en 2001 en su libro “Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity», parte de una idea central: la mente no está hecha para almacenar tareas, sino para ejecutarlas.
La metodología GTD propone un sistema basado en 5 fases
- Recopilar y capturar todas las tareas: desde grandes proyectos hasta pequeños detalles de los mismos. Divide las tareas en proyectos,. Incluye pensamientos.
- Procesar lo recopilado transformándolo en acciones.
- Organizar las tareas en un sistema en el que podamos confiar, externo a nuestra memoria. Archivar, eliminar o preparar lista de cosas a hacer.
- Evaluar decidiendo que hacer después de procesar y organizar
- Hacer: Enfocar nuestra energía en lo que hay que hacer en ese momento.
Es ideal para profesionales con muchas responsabilidades, con múltiples frentes abiertos y necesidad de tener claridad en la operativa a desarrollar. La aplicación práctica requiere disciplina, pero sus beneficios en control, foco y proactividad son extraordinarios.
GTD permite transformar la sensación de saturación en un sistema de ejecución sólido y que nos da confianza. Muy recomendado para directivos, jefes de equipo o trabajadores del conocimiento.
Técnica Pomodoro
«El tiempo es el recurso más democrático que tenemos, pero también el más fácil de malgastar«
— Francesco Cirillo creador de la Técnica Pomodoro
Esta metodología de trabajo fue elaborada por F. Cirillo en su libro «The Pomodoro Technique» en los años 80.
Se caracteriza por ser extremadamente sencilla y por haberse propuesto como una de las técnicas de lucha contra la procrastinación.
Se basa en la búsqueda de la satisfacción por el logro de realizar las tareas planificadas:
- Se eligen las tareas a incluir en la técnica y se escriben en una lista «Para hacer hoy«.
- Se toma un temporizador y se pone en 25 minutos
- Se trabaja en la tarea de manera intensiva hasta que el temporizador suene (éste tiempo es llamado «pomodoro»)
- Se hace una marca en la lista para anotar qué «pomodoro» se ha completado.
- Se toma una pausa de 5 minutos
- Repetir intervalos de 25 minutos, o menos, hasta completar 4 «pomodoros» o ciclos de trabajo
- Cada cuatro «pomodoros» o serie, se toma una pausa más larga de 20 a 30 minutos.
Está técnica esta especialmente recomendada para tareas que requieren un foco de atención sostenido, como escribir, programar, diseñar o estudiar. Su éxito se basa en principios de neurociencia como la atención limitada, fatiga mental y necesidad de recuperación cognitiva.
Además, trabajar en bloques definidos genera una sensación clara de avance, ayuda a medir el tiempo real invertido y mejora la productividad personal de forma inmediata.
Si quieres saber mas de la Técnica Pomodoro, visita este articulo
Regla de los 2 minutos: hazlo ya y gana tiempo
También desarrollada por David Allen pero que ha alcanzado notoriedad por si misma.
Su principio es muy sencillo, si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla inmediatamente.
Su virtud es que al eliminar las micro tareas, éstas dejan de acumularse y la sensación es que tenemos todo controlado. Constituye una especie de cribado rápido para saber que hacer y que posponer, fomentando que la acción rápida se convierta en un habito de trabajo.
Ideal para funciones administrativas, soporte, atención al cliente o cualquier entorno donde se gestionan múltiples tareas breves. como puede ser la gestión del e-mail.
Matriz de Eisenhower: importante vs urgente
“Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes“
— Dwight D. Eisenhower
Desarrollada por el expresidente de los EEUU D. Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una herramienta eminentemente visual y fácil de aplicar. que organiza las tareas en función de dos dimensiones urgencia e importancia. El objetivo es evitar que lo urgente eclipse constantemente a lo importante.
Fruto del cruce de estos parámetros se obtiene una matriz con cuatro cuadrantes
- Tareas importantes y urgentes: Son las tareas que deben hacerse primero
- Tareas importantes, pero no urgentes. Son tareas que requieren tiempo y planificación.
- Tareas urgentes, pero no importantes. Suelen ser distracciones o peticiones sin importancia que deben de ser delegadas en otros
- Tareas no urgentes, ni importantes. Son una pérdida de tiempo y deben evitarse.
Este método permite a los profesionales priorizar mejor y tomar decisiones conscientes sobre dónde poner su energía.
Es especialmente útil para líderes, mandos intermedios que tienen una agenda de tareas muy saturada
Su objetivo es que sepamos discernir claramente que merece nuestra atención y qué debe delegarse, planificarse o incluso descartarse.
Método Scrum
«Scrum es como tu suegra: te señala todos tus defectos«
— Jeff Sutherland
Desarrollada en los años 90 por J. Sutherland y K. Schwaber. Ambos autores presentaron por primera vez la metodología de forma formal en un un paper titulado «SCRUM Development Process» para posteriormente publicar la conocida como Guía SCRUM (Scrum Guide), siendo este el documento de referencia en esta técnica.
El termino “SCRUM” proviene de un artículo de H Takeuchi y I. Nonaka, quienes comparaban los equipos de desarrollo de producto con formaciones de rugby (scrum), donde todos empujan en conjunto hacia el mismo objetivo
Aunque nació dentro del mundo de desarrollo de software, puede aplicarse como técnica de mejora en la gestión del tiempo
Se basa en cinco ideas clave
- Organiza el trabajo en ciclos cortos llamados “sprints” (normalmente de 1 a 4 semanas), donde se define, ejecuta y revisa un conjunto específico de tareas del proyecto.
- Se trabaja siempre en lo más importante primero. El equipo revisa regularmente la lista de tareas o requisitos pendientes y prioriza en función del valor que aporten para el cliente o la organización.
- Existen tres roles clave en el método: Product Owner (define prioridades y objetivos), Scrum Master (facilita el proceso) y el Equipo de desarrollo (ejecuta las tareas).
- Se realizan reuniones diarias de 15′ para la coordinación del equipo.
- La mejora continua esta presente como hilo conductor del proceso: Al finalizar el sprint se analiza lo que fue bien, mal y se establecen las áreas de mejora.
Es especialmente útil en entornos que trabajan por proyecto, como IT, marketing o I+D.
Time Blocking
«Debes asignar tu tiempo en función de lo que es más importante, no de lo que es más inmediato»
— Elon Musk
Consiste en planificar el día dividiéndolo en bloques de tiempo fijos asignados a tareas específicas o tipos de trabajo. Permite organizar la jornada con planificacion de tareas, evitar interrupciones y mejorar la concentración y foco.
No es una técnica nueva, pero se ha popularizado al incidir en la importancia de la planificacion y la eliminación de distracciones. Se basa pues en erradicar en lo posible la multitarea simultanea y en estimular el enfoque en una tarea mejorándose así la concentración y la productividad.
En esta técnica es muy importante el uso de sistema físico tipo agenda o software Google calendar en el que cada tramo horario tenga asignado una tarea, el bloqueo de tiempo para descanso para evitar la sobrecarga mental y el asignar tareas mas complejas en los bloques donde nuestra energía y productividad es mayor.
Es una técnica ideal para: profesionales, empleados o autónomos, que gestionan su propia agenda.
El caso mas famoso y extremo de esta técnica es su uso por Elon Musk, que la utiliza en su organización diaria mediante bloques de cinco minutos.
Tabla Comparativa
| Herramienta | Descripción | Ventajas | Limitaciones | Uso |
| GTD | Sistema estructurado para organizar y ejecutar tareas | Claridad mental, gestión de múltiples proyectos | Requiere aprendizaje y revisión continua | Dirección, gestión de proyectos |
| Regla 2 minutos | Ejecutar de inmediato tareas breves (< 2 min) | Agilidad, evita acumulación de micro tareas | Puede interrumpir tareas más importantes | Administración, soporte |
| Técnica Pomodoro | Bloques de 25 min con pausas para máxima concentración | Foco, gestión energética, evita distracciones | Difícil en contextos colaborativos | Redacción, desarrollo, tareas individuales |
| Matriz Eisenhower | Matriz de urgencia /importancia para decidir prioridades | Priorización visual y simple | No ayuda en la ejecución | Planificación semanal, dirección |
| SCRUM | Sprints ágiles con revisión periódica | Ritmo sostenido, entregas parciales, colaboración | Requiere cultura de equipo y disciplina | Equipos IT, marketing, innovación |
| Time Blocking | Asignar bloques de tiempo fijos a tareas o áreas | Alta concentración, planificación estructurada | Menos flexible ante imprevistos | Gestión del día, productividad individual |
Conclusión
Cada una de estas herramientas ofrece una respuesta distinta a los desafíos de la gestión del tiempo y la productividad.
Algunas ayudan a priorizar, otras a ejecutar, otras a evitar el caos de tareas pequeñas. Lo importante es no caer en la trampa de buscar “la mejor herramienta” de forma abstracta.
