Hasta en las PYME más desorganizadas intentan llevar a su manera el control de los costos visibles, como el alquiler, el consumo de electricidad o las nóminas.
Sin embargo, tiene especial dificultad en cuantificar el impacto del tiempo perdido más allá de sus síntomas visibles antes citados: menor eficiencia, equipos sobrecargados y oportunidades desaprovechadas.
Por ello vamos a trata cinco situaciones que he podido observar
Horas improductivas: cuando el trabajo no avanza
En muchas PYMES, el hecho de estar ocupado se confunde con ser productivo.
Empresarios y empleados pasan el día saltando de una tarea a otra, respondiendo correos, atendiendo llamadas y gestionando urgencias, pero al final de la jornada, la sensación es común: mucho esfuerzo y pocos resultados tangibles.
Los empleados de la empresa se encuentran inmersos en:
- Puestos de trabajo eminentemente multitarea (que no es polivalencia): Se está cambiando continuamente de actividad por lo que se reduce la concentración y la calidad del trabajo. Ello genera errores y por tanto constantes repeticiones o “reprocesos” en las tareas. Es decir, para una tarea se usa mas tiempo que el previsto que surge del tener que desconectar de la tarea que se deja y volver a conectar a los requerimientos de la nueva tarea.. Y eso multiplicado por múltiples cambios en la jornada laboral.
- Interrupciones constantes: Llamadas, correos, atención a publico y consultas frecuentes impiden que los empleados completen sus tareas en tiempo y forma. Nuevos errores o tareas que se alargan más de lo debido
- Tareas de bajo valor: Creo interesante establecer primero, que es una tarea de bajo valor añadido: Son aquellas tareas que no añaden valor al servicio que presta la empresa a un cliente. Desgraciadamente he comprobado muchas situaciones en las que por ejemplo el departamento de administración lleva una especie de contabilidad paralela para “controlar a la asesoría, que no me fio de ellos” o la elaboración de un informe que nadie lee etc. Es decir, tareas que tienden a auto perpetuarse en las empresas como parte de una tradición de trabajo que nadie se cuestiona.
¿Cómo cuantificar ese coste oculto?. Sin entrar en sistemas muy sofisticados, podríamos hacer una cuenta rápida: si un empleado tiene un coste de empresa de 22.000 € (Salario más coste SS) y las horas de convenio son 1.736 h. El coste o tasa horaria de ese empleado es de 12.7 €/hora.
Si cada día invierte 60 minutos en tareas de bajo valor o a solucionar errores el coste de la mala gestión del tiempo tendremos 1.736 / 8 horas= 217 días laborables x 1 horas improductivas X 12,7 €/h: 2.769 € €, para un solo trabajador y con un salario ligeramente superior al Salario Mínimo.
Cuanto mas horas improductivas se identifiquen y mas empleados trabaje, las cifras irán subiendo hasta importes que nadie se para a pensar.
“El tiempo es oro”
-Proverbio español
Adicionalmente el sobrecoste de una mala gestión del tiempo se empeora cuando se acude de manera estructural a las horas extraordinarias que tratan de solventar, en ocasiones, la deficiente gestión productiva del recurso tiempo.
Reuniones improductivas: el agujero negro del tiempo
Aunque no son muy frecuentes en las pequeñas empresas, por no tener asimilada esa herramienta como modelo de coordinación, en muchos casos si se usan o se aconsejan por el consultor bajo la forma de Comités de coordinación de área o comités de dirección.
Sin embargo, es frecuente que tiendan a ser verdaderos agujeros negros que absorbe tiempo y energía sin generar avances reales.
La cuantificación antes realizada pudiera ser: un comité de coordinación con 5 asistentes y frecuencia mensual, en cuanto se alarga a por ejemplo 3 horas está costando al año:
12 reuniones x 5 asistentes x 3 horas (seamos optimistas) x Tasas horaria de 23 €/h (se reúnen responsables de área, y algo más ganaran) = 4.140 €. A veces para no tomar ninguna decisión. Dinero, frustración y desgaste emocional
Suma y sigue……..
Delegación deficiente: el empresario “bombero”
Muchos dueños de PYMES y gerentes sienten que nadie puede hacer las cosas mejor que ellos, lo que los lleva a asumir más tareas de las que pueden manejar. En lugar de enfocarse en el crecimiento del negocio, terminan atrapados en la operativa diaria, apagando incendios constantemente. Los síntomas son claros y se ven el primer día que se visita una empresa, viendo las dinámicas de trabajo
- El gerente que no ha evolucionado de su origen como especialista o técnico en su sector a actuar como verdadero gerente y líder de su empresa: es el mejor soldador, el mejor conductor, el mejor mecánico, el mejor vendedor, e que mejor compra etc.
- La excesiva centralización: Todas las decisiones pasan por una sola persona, lo que ralentiza los procesos.
- Falta de confianza en el equipo: No se delegan tareas importantes (las no importantes muchas veces, tampoco), lo que sobrecarga al empresario
- Matar la iniciativa: Tendencia a la micro gestión El gerente ejerce una supervisión excesiva que genera desmotivación en los empleados y frena su autonomía, pero lo que es peor la iniciativa. Adicionalmente, por parte del empleado, es la gran excusa para no tomar decisiones y así no equivocarse” Eso que lo decida “el jefe”
Visión ¿Qué visión?: cuando lo urgente mata lo importante
En el día a día de una PYME, las urgencias desplazan constantemente a las tareas estratégicas. En lugar de enfocarse en acciones que generan crecimiento, se invierte tiempo en resolver problemas inmediatos, lo que crea un ciclo de reactividad del que es difícil salir.
- Falta de planificación: Se trabaja sin un plan estructurado, reaccionando a los problemas en lugar de prevenirlos.
- Tareas postergadas: Se retrasan decisiones importantes por falta de tiempo o miedo a afrontar problemas complejos.
- Enfoque en lo urgente, no en lo importante: Se priorizan tareas del día a día, dejando de lado proyectos estratégicos
El empleado holgazán o flojo
Si, a veces no es muy popular hablar de esta figura, pero es una realidad en muchas PYMES. Se presenta en diversos grados:
- el que se escaquea de los trabajos realmente importantes,
- el que retrasa de manera activa el trabajo dejándolo para otro día y solo realizando lo mínimo para que nadie se dé realmente cuenta o para que no le encarguen más tareas
- el que solo le gustan algunos trabajos, los que le divierten o los que menos esfuerzo requieren
Denominador común, o se hace pasar por el mas listo, o por el mas torpe, siempre que el objetivo se consiga, hacer lo menos posible en el mayor tiempo disponible.
En resumen, una lacra para la productividad de las empresas, y especialista en el boicot de trabajo de equipo, ya que dichas actitudes suelen ser antes que después, identificadas por sus compañeros y si ven son recompensadas por la gerencia, por acción u omisión, se convierten en contagiosas.
